Apa artinya salinan surat itu? Tidak hanya memahami bagaimana melakukannya, tetapi juga secara finansial akan dijelaskan.
Jadi tonton terus sampai selesai.
Pengertian salinan surat
Menentukan salinan surat merupakan salah satu bagian penting dari surat resmi yang tidak boleh dilewatkan.
Dalam aturan penyusunannya, salinan surat ditempatkan paling akhir atau paling bawah dari surat dinas.
Salinan surat itu sendiri biasanya diberikan kepada pihak yang menerima salinan surat selain yang kami maksud.
Tentunya teks tersebut juga harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan tetap menggunakan bahasa resmi.
Cara menyalin surat
Salinan surat sebagian besar terletak di bagian bawah. Jika Anda menggunakan kantor Microsoftmaka Anda dapat menggunakan Alat Footer yang ada di menu’menyisipkan’atau Anda dapat mengklik dua kali bagian yang ingin disematkan.
Terdiri dari 3 jenis yaitu translucent yang hanya memiliki satu objek, translucent yang memiliki lebih dari satu objek, dan blind translucent.
Berikut adalah cara menulis salinan tergantung pada jenisnya.
#1 Salin hanya dengan satu objek
Untuk salinan dengan satu objek saja, yaitu surat yang ditujukan hanya untuk satu orang, satu kelompok organisasi dan satu perusahaan tertentu.
Inilah cara menulis salinan dengan satu objek.
Salinan: Kepala PT. Angkasa Raya Cabang Bandung, Wisma, PU
#2 Salinan dengan lebih dari satu objek
Salinan yang memiliki objek lebih dari satu ditujukan kepada beberapa orang atau kelompok organisasi atau beberapa perusahaan sekaligus.
Contoh penulisan seperti itu adalah sebagai berikut:
Contoh 1
Salinan:
- kepala departemen personalia;
- kepala koperasi;
Contoh 2
Salinan:
- Mahal;
- Mahal;
- Mahal.
#3 Transparansi buta
Jenis tembus pandang ketiga adalah tembus pandang buta. Makna salinan yang paling buta adalah bahwa salinan surat itu bersifat rahasia dan penerima tidak tahu siapa yang akan menerima salinan surat itu.
Biasanya yang termasuk salinan buta itu terdapat dalam tagihan dari kreditur kepada debitur.
Salinan surat tersebut akan dikirimkan kepada Bank atau pihak terkait lainnya.
[Baca Juga: Panduan Mudah Membuat Surat Perjanjian Sewa Ruko, Ini Contohnya!]
Cara membuat surat tembusan buta adalah anda menulisnya terlebih dahulu tanpa menyertakan salinannya.
Setelah selesai, gandakan halaman surat Anda sesuai dengan jumlah yang Anda butuhkan. Pada salinan atau duplikat surat, Anda dapat menambahkan salinan di bagian bawah surat, sesuai dengan penulisan salinan pada umumnya.
Sederhananya, Anda dapat menambahkan notasi buta atau mempersingkat BCC. (Salinan tersembunyi). Di bawah ini adalah beberapa contoh penyalinan buta.
SC:
- Pemimpin Bank Mandiri Sentosa Cabang Pekalongan
- Direktur PT Jaya Abadi Sentosa
Surat
Surat merupakan sarana penyampaian informasi atau sarana komunikasi tertulis.
Dokumen ini berisi informasi yang disesuaikan dengan minat tertentu. Secara umum, huruf dapat dibagi menjadi 2.
Yaitu surat yang tidak resmi, begitu juga dengan surat yang bersifat resmi atau formal, atau sering kita sebut dengan surat dinas.
Tentunya kedua jenis huruf ini memiliki karakteristik yang sangat berbeda.
Jika tulisan informal memiliki sistematika yang relatif sederhana, bebas dan cenderung personal, maka tulisan resmi justru sebaliknya.
Surat dinas itu sendiri dapat kita artikan sebagai surat resmi yang berasal dari suatu instansi atau lembaga tertentu dengan kepentingan dinas.
Karena sifatnya yang formal nama samaran resmi, sehingga ejaan harus sesuai dengan aturan tertentu.
Surat formal dapat dibedakan lagi menjadi beberapa jenis, yaitu: surat permohonan, surat kuasa, surat keputusan, perintah, surat pengantar, surat edaran, surat undangan dan tidak ketinggalan salinan surat tersebut.
Fungsi penulisan resmi
Fungsi surat dinas atau formal juga ada beberapa, yaitu sebagai berikut:
- Sebagai sarana informasi atau pemberitahuan tentang hal-hal yang bersifat khusus yang disampaikan oleh satu pihak ke pihak lain.
- Sebagai bukti tertulis berupa dokumen yang isinya harus kami pertanggung jawabkan.
- Sebagai salah satu pedoman kerja yang kita gunakan saat melakukan aktivitas. Sekarang surat dinas memuat tahapan-tahapan pekerjaan untuk keperluan tertentu.
- Sebagai alat pengingat bagi penerima surat, baik itu perorangan, organisasi atau lembaga.
- Sebagai bukti sejarah dan bukti kronologis kapanpun kita membutuhkannya. Jadi kita juga perlu mengarsipkan surat-surat resmi.
[Baca Juga: Contoh Surat Rekomendasi Beasiswa dan Cara Membuatnya]
Setelah dijelaskan kegunaannya, berikut adalah struktur penyusunan surat resmi atau surat resmi yang perlu Anda ketahui.
Karena penyusunannya juga harus benar-benar sesuai dengan kaidah penulisan yang sudah menjadi ketentuannya.
Di bawah ini adalah tata cara penyusunan surat dinas.
Formulir No. 1 (kop surat)
Bagian pertama adalah kop surat, atau bisa juga disebut dengan kop surat. Bagian ini terdiri dari beberapa aspek yaitu logo instansi/lembaga/lembaga; nama lembaga/organisasi; serta alamat, nomor telepon/fax.
#2 Nomor surat
Bagian kedua adalah nomor surat. Angka ini digunakan untuk mengetahui berapa banyak surat yang kita tulis dalam setahun.
Unduh sekarang! E-book “PERENCANAAN KEUANGAN” Untuk 30-an GRATIS!
#3 Tanggal surat
Tanggal surat itu kemudian diberikan sebagai informasi tentang kapan surat resmi itu dibuat.
Aplikasi #4 atau P
Yang bertujuan untuk menambah surat dinas atau dokumen pendukung lainnya.
#5 Alamat tujuan
Jangan lupa alamat juga harus ada di surat resmi untuk memudahkan pengiriman surat.
#6 Halo
Menggunakan bahasa yang formal, sopan dan jelas.
# 7 Isi surat itu
Berupa informasi dasar dalam surat. Pastikan isi surat harus berisi isi yang benar, dan surat tidak boleh bertele-tele.
#8 Salam
Salam penutup merupakan bagian penting dalam menunjukkan etika dan perilaku yang baik saat memperkenalkan suatu instansi atau lembaga.
# 9 Tanda tangan pengirim email
Bagian ini bertujuan untuk memasukkan nama penanggung jawab surat.
#10 Transparansi
Dan yang terakhir – salinan, sebagai bagian penting dari surat resmi.
Adapun salinan surat itu, kami akan membahas bagian surat ini secara rinci. Di bawah ini adalah penjelasannya.
Demikian penjelasan mengenai salinan surat sebagai bagian yang sangat penting dari sebuah surat dinas. Saya harap artikel ini bermanfaat bagi Anda.
Download Aplikasi keuangan saya sekarang!
Jangan lupa share artikel ini, mungkin masih banyak lagi orang yang membutuhkan informasi ini. Terima kasih
Sumber referensi:
- admin. Cara menyalin surat. SMK.porosilmu.com – http://bit.ly/2K0xQWE
- admin. Cara membuat salinan surat resmi. Portalsatu.com – http://bit.ly/2XpjKBo
- admin. 8 Oktober 2019 Penjelasan SS, KBK. Sholaknows.com – http://bit.ly/3s9sKZn
- admin. Bagian – bagian dari surat resmi dan contoh. Detiklife.com – http://bit.ly/3brODgw