purchasing staff adalah

Tugas, Tanggung Jawab, Gaji, & Jenjang Karier


Anda tentu bukan orang baru dalam posisi pengadaan personel di sebuah perusahaan. Petugas pembelian adalah karyawan yang bertanggung jawab untuk membeli bahan baku produksi perusahaan. Hampir semua perusahaan membutuhkan lowongan ini, sehingga pengadaan tenaga kerja menjadi salah satu profesi yang menjanjikan untuk beberapa tahun ke depan.

Jika Anda tertarik dengan posisi ini, Anda harus menguasai keterampilan dan tanggung jawab personel pengadaan. Berikut adalah definisi, skill, dan jenjang karir Purchasing Officer yang perlu Anda pahami.

BACA JUGA: Asisten: Pengertian, Tanggung Jawab, Jenis, Gaji dan Ketentuan

Staf pembelian

Pilihan bebas

Secara umum pembelian adalah kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan untuk melakukan proses pembelian barang. Sedangkan Purchasing Personil adalah karyawan yang bertanggung jawab atas pembelian bahan baku, barang dan jasa yang dibutuhkan untuk menjalankan bisnis perusahaan.

Sedangkan dalam arti longgar, pembeli adalah karyawan yang berperan membeli bahan baku atau barang untuk diolah menjadi produk yang bernilai ekonomis. Personel pembelian secara umum didefinisikan sebagai karyawan yang ditugaskan untuk membeli barang atau bahan baku dari pemasok yang akan mendukung operasi perusahaan dan menghasilkan keuntungan ekonomi.

BACA JUGA: Contoh surat lamaran berbahasa Inggris yang pasti dibaca HRD!

Keterampilan yang Dibutuhkan untuk Pengadaan Personil

Pilihan bebas

Staf pembelian tentunya tidak bisa diisi orang sembarangan, melainkan harus diisi dengan orang-orang yang memiliki berbagai keahlian yang dibutuhkan untuk posisi tersebut. Berikut adalah beberapa keterampilan yang harus dimiliki staf puchasinh.

1. Komunikasi

Staf pembelian harus memiliki keterampilan komunikasi yang baik. Hal ini dikarenakan mereka akan selalu berkomunikasi dan bernegosiasi dengan supplier, partner bisnis, pelanggan, maupun antar divisi perusahaan seperti inventory dan accounting. Untuk memastikan bahwa setiap proyek yang sedang berjalan dapat berjalan dengan lancar, keterampilan komunikasi sangat penting untuk pengadaan staf.

2. Jaringan

Keterampilan lain yang perlu Anda miliki saat memperoleh staf adalah jaringan. Paling tidak, staf perkusi harus memiliki banyak kenalan dari industri komoditas, jasa ekspor-impor, bahkan digital agency. Jejaring ini nantinya akan sangat membantu dalam meningkatkan efisiensi staf pengadaan khususnya dalam proses pengadaan sehingga dapat berjalan dengan lancar tanpa hambatan yang berarti.

Baca juga  Sifat, Umur, Ayah, Ibu & Pendidikan

Jika Anda membutuhkan bahan baku atau barang tertentu, departemen pembelian dapat menghubungi kenalan atau jaringannya agar bisa mendapatkan harga terbaik untuk perusahaan.

3. Organisasi kearsipan

Dengan pesatnya perkembangan teknologi, file dan arsip yang dibutuhkan dalam proses pembelian barang dapat disimpan secara digital melalui komputer atau cloud. Untuk alasan ini, keterampilan pengorganisasian arsip sangat penting saat mempekerjakan staf untuk dapat mengatur file baik secara digital maupun manual. Catatan staf adalah aset yang terkadang bersifat rahasia dan perlu dikumpulkan, disimpan, dan diatur secara akurat dan efisien.

4. Perpajakan

Keterampilan berikutnya adalah pengetahuan tentang perpajakan. Hal ini tentunya sangat penting untuk bisa menghitung biaya saat membeli barang. Selain itu, pengalaman negosiasi juga diperlukan agar perusahaan mendapatkan barang berkualitas dari pemasok.

BACA JUGA: 9 Cara Melamar Pekerjaan Melalui Email untuk Menuju Tahap Selanjutnya

Tanggung Jawab Staf Pembelian

staf pengadaan
Pilihan bebas

Tanggung jawab Departemen Pembelian adalah sebagai berikut.

  1. Mengelola pembelian barang, termasuk bahan baku produksi dan kebutuhan kantor
  2. Bertanggung jawab kepada Purchasing Manager dan Head of Department
  3. Kami mencari pemasok atau pemasok untuk memberikan harga dan kualitas yang sesuai dengan standar perusahaan
  4. Komunikasi yang baik untuk bernegosiasi mendapatkan harga
  5. Pesan item yang disetujui dan buat file PO (pesanan pembelian).
  6. Memastikan kualitas barang yang dipesan
  7. Buatlah daftar kategori belanja seperti waktu pembelian dan jenis pesanan pembelian.
  8. Menyetujui unit keuangan untuk pembelian bahan atau barang
  9. Melacak pesanan apakah barang sudah dikirim sesuai form permintaan barang
  10. Siapkan laporan yang dikirim ke manajer pembelian tentang barang yang dibeli, sesuai formulir permintaan barang

Tanggung jawab

Pilihan bebas

Selain bertanggung jawab atas proses pembelian barang, petugas pembelian juga memiliki tanggung jawab tertentu. Berikut ini adalah tanggung jawab staf Departemen Pembelian.

  1. Memuaskan kebutuhan pengadaan perusahaan

Tanggung jawab pertama staf pembelian adalah membuat rencana pengadaan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Misalnya kebutuhan bulanan, maupun kebutuhan yang tidak terduga seperti beli laptop/komputer baru, beli mesin, beli bahan baku, dll.

  1. Kirim Persetujuan Pesanan Pembelian ke Perusahaan
Baca juga  Pengertian, Tugas dan Tanggung Jawabnya

Setelah file PO dibuat, tanggung jawab departemen pembelian selanjutnya adalah mendapatkan persetujuan dari departemen keuangan. Jika disetujui maka akan dilanjutkan ke proses pemesanan dengan supplier.

  1. Periksa status barang yang dibeli

Setelah itu pembeli perlu mengecek kembali status barang pesanannya. Apakah sesuai dengan spesifikasi yang dipesan atau tidak, dan apakah ada keterlambatan dalam proses pengiriman? Apakah ini sesuai dengan harga yang disepakati? serta kriteria lainnya. Tugas bagian pembelian adalah memastikan kualitas barang, ketepatan waktu pengiriman, harga barang pesanan, semua ini sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

  1. Mencatat Invoice/PO (Purchase Order)

Salah satu tanggung jawab staf pembelian adalah mencatat faktur pesanan pembelian. Secara khusus, di departemen akuntansi dan keuangan.

BACA JUGA: Manajemen Proyek: Definisi, Tujuan, Pendekatan dan Tahapan

Tangga karir

Pilihan bebas

Gaji awal staf pengadaan hanya sekitar 3-5 juta. Namun, hal ini tergantung pada kebijakan perusahaan masing-masing perusahaan terkait. Untuk jenjang karir sendiri, pembelian personel sangat menjanjikan. Prinsipnya, setelah bekerja di posisi ini selama 5 tahun, Sedulur sudah bisa berkarir sebagai pengawas pengadaan.

Purchasing Supervisor bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan pembelian atau pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk menjalankan usahanya. Selain itu, Purchasing Manager juga bertanggung jawab untuk menyaring karyawan dan mengawasi pembelian barang di unitnya.

Untuk gajinya sendiri, supervisor pembelian pasti akan lebih tinggi dari staf pembelian biasa. Biasanya, gaji supervisor pembelian sekitar 10 juta. Sebagai aturan, setelah 3-4 tahun sebagai supervisor pembelian, seseorang dapat naik ke posisi yang lebih tinggi, yaitu manajer pembelian. Manajer pembelian menghadapi tugas mulai dari melakukan penelitian hingga menemukan produk dan pemasok baru.

Jabatan ini juga bertanggung jawab untuk menjaga dan mengawasi kelancaran pengadaan barang dan jasa agar berjalan lancar sesuai rencana. Adapun gaji yang akan diterima pada posisi ini berkisar antara Rp 16 hingga 27 juta per bulan.

Baca juga  Pengertian, Tugas dan Tanggung Jawab

Gaji yang diterima di posisi ini memang cukup tinggi, namun juga dibarengi dengan tanggung jawab yang besar. Karena semua kebutuhan pembelian perusahaan berada di bawah tanggung jawab kepala departemen pembelian.

Jurusan terkait

Pilihan bebas

Sebagai aturan, perusahaan tidak menjadikan satu spesialisasi sebagai persyaratan untuk memperoleh lowongan staf. Namun karena profesi staf pengadaan sangat erat kaitannya dengan pengadaan bahan baku dan hal-hal yang berkaitan dengan promosi bisnis, maka spesialisasi yang lebih cocok untuk melamar posisi ini adalah spesialisasi di bidang ekonomi, manajemen bisnis, akuntansi dan hubungan masyarakat. Nah, bagi yang ingin menjadi Purchasing Personnel, bisa memilih spesialisasi yang disebutkan tadi.

Kesalahan yang Harus Dihindari dalam Pembelian

Pilihan bebas

Sebagai pembeli, Anda harus menghindari kesalahan berikut.

  1. Pembayaran barang tanpa persetujuan

Kesalahan pertama departemen pembelian adalah membayar barang tanpa persetujuan departemen keuangan. Hal ini dapat menimbulkan tindak pidana karena pembelian produk tersebut tidak disertai dokumen resmi atau dokumen dari perusahaan.

  1. Keterlambatan pembayaran barang

Kesalahan selanjutnya yang harus dihindari adalah keterlambatan pembayaran barang. Jika pembeli terlambat membayar barang, maka pengiriman bahan baku atau barang terlambat. Akibatnya, kegiatan produksi perusahaan terhambat atau bahkan terhenti. Hal ini tentu saja akan berdampak pada kerugian perusahaan.

  1. Membayar barang terlalu lama atau terlalu cepat

Pembayaran dianggap terlalu cepat jika barang belum sampai, padahal uang sudah dibayarkan ke supplier. Atau sebaliknya, pembayaran terlambat, padahal barang sudah sampai di pabrik. Pada dasarnya jika salah satu pihak melanggar perjanjian maka akan sangat mengganggu proses purchase order dan juga menunjukkan bahwa pembeli tidak profesional.

  1. Lakukan beberapa pembayaran

Walaupun orang melakukan kesalahan, membayar dua kali tentu akan merugikan perusahaan. Apalagi jika barang yang dipesan memiliki harga yang relatif tinggi. Salah satu kesalahan yang biasanya dilakukan oleh orang-orang di departemen pembelian adalah mereka membayar dua kali untuk barang karena kelalaian mereka.

Ini adalah rangkuman informasi tentang pengertian pengadaan staf, tanggung jawab dan jenjang karir mereka. Jika Anda tertarik untuk menjadi Purchasing Officer, Anda dapat memilih jurusan ekonomi seperti akuntansi, manajemen, atau hubungan Masyarakat.




https://wvmuseums.org