LPJ atau laporan pertanggungjawaban adalah dokumen yang memuat hasil pencapaian dan evaluasi terkait dengan program atau rencana yang dilaksanakan.
Untuk lebih memahami fungsi dan cara melakukannya, simak penjelasan lengkapnya pada artikel berikut.
Ringkasan:
- Dalam suatu perusahaan atau organisasi, biasanya diperlukan laporan pertanggungjawaban sebagai dokumen acuan, serta sebagai bukti pelaksanaan suatu program atau kegiatan.
- Dalam menyusun LPJ, ada beberapa prinsip dan format yang perlu diperhatikan agar isi laporan mudah dipahami dan sesuai dengan harapan.
Definisi Pernyataan Tanggung Jawab (LPJ)
Laporan Pertanggungjawaban atau (LPJ) mungkin sudah tidak asing lagi bagi kita, terutama bagi karyawan atau mereka yang tergabung dalam organisasi. Nyatanya, apa itu LPL?
LPJ adalah penataan dokumen yang mengukur pencapaian, efektivitas dan tanggung jawab unit organisasi dalam kaitannya dengan unit organisasi yang lebih tinggi.
Jika kita melihatnya dalam konteks perusahaan, dokumen ini merupakan bukti bahwa perusahaan tersebut telah melakukan suatu kegiatan atau program besar.
Data di dalamnya harus lengkap sehingga dapat memberikan gambaran tentang misi, struktur dan strategi perusahaan yang telah dijalankan untuk mencapai tujuan.
Namun, perlu untuk menunjukkan bagaimana hasil operasi dan informasi keuangan diproses dengan benar untuk memberikan data yang akurat dan lengkap. LPJ juga merupakan dokumen yang perlu disusun oleh setiap perusahaan di berbagai industri.
fungsi LPJ
Mengingat perannya yang penting, dokumen ini melakukan beberapa fungsi, antara lain:
No. 1 Bentuk Tanggung Jawab kepada Pemangku Kepentingan atau Klien
Pada saat perusahaan melakukan suatu kegiatan atau program besar, maka fungsi LPJ ini adalah sebagai bentuk tanggung jawab.
Dengan cara yang sama, jika perusahaan bekerja dengan klien, klien harus mengetahui apa yang telah kita lakukan.
#2 Bukti kredibilitas perusahaan
Kegiatan atau program yang dilakukan oleh perusahaan tentunya melibatkan banyak pihak dan mengalokasikan anggaran yang cukup besar.
Jadi LPJ ini berfungsi sebagai kredibilitas kinerja sekaligus transparansi bagi semua pihak.
#3 Materi evaluasi di masa depan
Terlepas dari ada atau tidaknya suatu acara atau program yang dibuat perusahaan, tentunya akan menjadi bahan evaluasi untuk tahun depan.
Itu sebabnya kami harus melampirkan dokumen pelaporan ini agar kami tahu apa yang kurang dan apa yang perlu kami tambahkan.
#4 Mengukur kualitas pelaku aktivitas
Karena banyaknya orang yang terlibat, maka LPJ ini dapat mengukur setiap orang yang mengikuti suatu program atau kegiatan sehingga dapat dijadikan sebagai bahan evaluasi.
#5 Laporan lengkap
Laporan pertanggungjawaban bukanlah cara untuk mengetahui apakah suatu program berjalan dengan baik. Tetapi Anda dapat mengetahui perkembangan setiap tindakan, siapa yang terlibat dan alat apa yang Anda miliki untuk mengontrol keadaan dana dan akun.
Banyak hal akan bekerja dengan cara ini, termasuk transparansi. Jika kita mengkomunikasikan setiap kegiatan dengan benar, maka kegiatan atau program tersebut akan tampil lebih baik lagi di masa mendatang.
[Baca Juga: Apa Itu Laporan Keuangan? Ketahui Definisi dan Jenisnya]
format .LPJ
Menyusun LPJ juga tidak sembarangan sobat keuangan. Ada beberapa tahapan dan format yang perlu Anda perhatikan.
Berikut adalah beberapa format penyusunan laporan pertanggungjawaban, antara lain:
#1. Perkenalan
Bagian ini harus menyatakan alasan kegiatan tersebut. Terdapat tiga subbab dalam pendahuluan yaitu latar belakang, nama kegiatan, visi dan tujuan kegiatan.
No. 2 Rencana Pelaksanaan
Bagian ini memuat penjelasan tentang rencana pelaksanaan kegiatan dan harus menjelaskan waktu, target peserta, dana dan hal-hal penting lainnya.
Bab ini dibagi menjadi tiga subbagian, yaitu garis besar mekanisme kerja, garis besar anggaran, dan daftar anggota panitia atau mereka yang berpartisipasi di dalamnya. proyek atau program.
No.3 Laporan Kinerja
Selain itu, bagian ini menjelaskan proses pelaksanaan intervensi dan harus menjelaskan manfaat, tujuan, dan proses pelaksanaan kegiatan. Apakah kegiatan tersebut sesuai dengan tujuan atau tidak?
No.4 Laporan penggunaan dana
Bab ini mengidentifikasi sumber dana karena perusahaan dapat menggunakan laporan penggunaan dana untuk menghasilkan laporan keuangan tahunan.
Artinya, sangat penting untuk mengetahui apakah perusahaan berhasil memperoleh keuntungan atau kerugian.
#5 Kelas
Bagian ini harus mengungkapkan hasil kegiatan, termasuk penjelasan tentang kendala pelaksanaan program ini.
Perlu juga memberikan kesimpulan dan saran untuk evaluasi di masa mendatang.
#6 Kasing dan lampiran
Bagian akhir berisi ungkapan terima kasih dan mohon maaf jika kurang maksimal.
Sementara itu, lampirkan data pendukung seperti foto kegiatan, nota atau kuitansi konfirmasi pembelian, dan dokumen pendukung lainnya.
[Baca Juga: Pengertian dan Cara Mencatat Prive dalam Laporan Keuangan]
Prinsip LPJ
Untuk menulis LPJ, Anda sangat membutuhkan informasi yang relevan dengan situasi. Dengan demikian, ada beberapa prinsip dalam penulisan laporan pertanggungjawaban ini, yaitu:
#1 Detail
Setiap tindakan harus dijelaskan secara rinci dan tidak boleh ada satu pun informasi yang terlewatkan. Sehingga pembaca memiliki pemahaman yang baik tentang kegiatan yang sedang berlangsung.
#2 Transparan
Kami harus menjelaskan isi dokumen ini sebagaimana adanya, apakah itu proses pelaksanaan kegiatan atau sarana yang digunakan. Oleh karena itu, Anda tidak diperkenankan untuk menambah atau mengubah isi laporan sesuai keinginan Anda.
No 3 Sistematis
Kita perlu membuat laporan pertanggungjawaban dengan urutan tindakan dan laporan yang sudah menjadi standar.
Dokumen ini juga harus memiliki kesinambungan antara satu bagian dengan bagian lainnya, sehingga mudah untuk mencari dan memahami informasi terkait pelaksanaan kegiatan.
#4 Komprehensif
Isi laporan LPJ ini harus lengkap dan mencakup semua informasi dan data yang relevan selama kegiatan berlangsung. Surat juga harus menggunakan kaidah penulisan yang baku dan formal.
Cara membuat LPJ yang baik dan benar
Setiap orang yang ditunjuk sebagai pelaksana wajib melampirkan LPJ dan dibawah ini adalah tata cara pembuatan laporan pertanggungjawaban yang baik dan benar.
Sebelum menulis detailnya, sebaiknya tentukan format yang biasa digunakan, meski terkadang setiap perusahaan memiliki persyaratannya sendiri. Berikut formatnya:
- Gunakan kertas ukuran F4
- Margin atas 3, kiri 4, kanan 3 dan bawah 3
- LPJ ditulis dengan huruf Times New Roman.
Setelah menyiapkan format perekaman, mulailah membuat laporan dengan benar seperti yang ditunjukkan di bawah ini:
- Mengumpulkan data dan informasi selama program berlangsung.
- Menyusun informasi sesuai dengan format yang sudah dimiliki perusahaan.
- Mengevaluasi tindakan yang dilakukan dan kemudian memasukkannya ke dalam LPJ.
Evaluasi harus dilakukan untuk semua unit, bukan hanya evaluasi secara keseluruhan.
- Periksa kembali data dan semua data yang terdapat dalam laporan ini.
- Menyusun laporan keuangan secara detail, baik pendapatan maupun pengeluaran selama kegiatan berlangsung.
- Pastikan laporan keuangan konsisten dengan pendapatan, pengeluaran, dan sisa dana operasional. Agar dana tidak disalahgunakan.
- Dilengkapi dengan tanda tangan semua pihak yang melakukan kegiatan ini di PAH.
[Baca Juga: Teks Laporan Hasil Observasi: Pengertian, Ciri-ciri, dan Contohnya]
Pentingnya pelaporan, termasuk dalam hal keuangan
Sahabat keuangan, ini adalah penjelasan tentang laporan pertanggungjawaban. Dalam proses pembuatannya perlu kita cermati dan dibuat sedetail mungkin agar dapat menjadi pedoman pelaksanaan kegiatan atau proyek Berikutnya.
Apalagi jika menyangkut keuangan yang tidak sedikit. Tentunya hal ini menjadi tanggung jawab yang besar bagi setiap pelaku kegiatan.
Berbicara tentang keuangan, kita juga perlu mencatat keuangan pribadi kita agar kita dapat dengan mudah mengontrol pemasukan dan pengeluaran.
Anda dapat menggunakan berbagai fungsi di aplikasi keuangan sayasalah satunya adalah “Laporan Keuangan” untuk bisa di cek arus kas mudah dan praktis.
Jika Anda merasa perlu membahas masalah keuangan lebih lanjut, cukup pesan janji temu dengan ahlinya, perencana keuangan keuangan saya. Klik pada spanduk dibawah ini, Ya!
Setelah membaca artikel di atas, apakah Anda mengetahui cara membuat LPJ yang baik dan prinsip yang harus diikuti? Silakan bagikan artikel ini dengan teman Anda yang sedang menyiapkan laporan pertanggungjawaban!
Editor: Ismyuli Tri Retno
Sumber tautan:
- Debora Denis. 19 Oktober 2022 Surat Pernyataan Tanggung Jawab (LPJ): Fungsi, Format dan cara membuat. Detik.com – https://bit.ly/3LhWHmj
- admin. Laporan pertanggungjawaban, begini caranya!. Majalah Pengusaha – http://bit.ly/3mwYrgQ
- Andre Oliver. 23 Januari 2022 Lembar pelaporan: makna, isi, format, Prinsip berfungsi. Blog Glints – http://bit.ly/3ydFIcU
- Niko Ramadani. 24 Mei 2022 LPJ Apakah: definisi, tujuan dan metode lakukan. Akselerasi – https://bit.ly/3Yq2SY0
- Jessica Wijaya. 28 Oktober 2022 Fungsi LPJ untuk event-event yang diselenggarakan oleh Perseroan. Teknologi Bisnis Mikro Hash – http://bit.ly/3ykR12Q