Anda harus memahami bahwa ketika akan mengirim email, Anda harus mengetahui beberapa standar etika pengiriman email agar terlihat lebih sopan dan profesional. Email itu penting, apalagi sekarang hampir semua bidang membutuhkan email.
Agar email Anda terlihat lebih profesional, terutama saat melamar pekerjaan, yuk simak etiket email yang perlu Anda perhatikan di bawah ini!
BACA JUGA: 9 Cara Melamar Pekerjaan Melalui Email untuk Menuju Tahap Selanjutnya
Aturan untuk mengirim email seperti pro
Berikut adalah beberapa hal yang harus Anda ketahui tentang etika pengiriman email.
1. Nyatakan topik dengan jelas
Etika pengiriman email yang pertama adalah Anda harus memperhatikan baris subjek email. Kutipan dari Betulkah, Baris subjek adalah bagian terpenting dari surat itu. Ini karena baris subjek email adalah hal pertama yang akan dilihat oleh penerima email. Subjek email ini biasanya berisi maksud atau subjek yang ingin disampaikan oleh pengirim email. Agar terlihat lebih profesional, pastikan subjek yang Anda tulis memiliki relevansi yang tinggi dengan email ini. Pastikan juga baris subjek menggunakan kata-kata yang mudah dipahami oleh penerima email. Berdasarkan orang dalam bisnisini bagus saat menulis baris subjek tidak lebih dari delapan kata.
Misalnya, “Lamaran untuk pekerjaan di departemen keuangan.” “Permintaan perubahan jadwal wawancara” dan lain-lain. Gunakan huruf kapital di awal setiap kata untuk menandakan bahwa email yang dikirim adalah email resmi.
2. Gunakan alamat email profesional
Jika Anda bekerja untuk perusahaan, sebaiknya gunakan email kantor resmi dan hindari email pribadi jika memungkinkan. Bahkan saat melamar pekerjaan menggunakan email pribadi, email tersebut harus terdengar resmi. Jangan gunakan alamat email yang tersisa. Menggunakan alamat email konyol untuk komunikasi penting dan resmi tidak hanya terlihat konyol dan konyol, tetapi juga mengurangi tingkat profesionalisme Anda.
Sedulur boleh menggunakan nama lengkap agar tampil lebih sopan dan profesional. Misalnya “[email protected]” atau “[email protected]” agar lebih mudah dibaca.
3. Tulis salam pembuka dan penutup
Seperti percakapan telepon, email harus menyertakan salam pembuka dan penutup. Misalnya dengan menulis “Hai xxx” dan diakhiri dengan sapaan seperti “Terima kasih” dan diakhiri dengan nama. Sedulur juga boleh menggunakan nama samaran jika sudah sering bertukar email dengan orang yang dituju. Namun, jika Anda baru pertama kali bertemu, sebaiknya gunakan nama lengkap penerima. Jika email yang Anda kirim resmi, sebaiknya gunakan salam “Hormat” atau “Yang Terhormat”.
4. Aturan pengiriman email menggunakan huruf kapital dan tanda baca
Kalimat yang menggunakan huruf besar mirip dengan berteriak di dunia nyata. Karena itu, jangan pernah menulis surat dengan huruf kapital. Tidak hanya itu, tanda seru yang terlalu banyak menandakan bahwa Sedulur terlalu emosional saat mengirim email. Sedulur hanya perlu menggunakan tanda seru satu kali, dan hanya jika benar-benar diperlukan.
BACA JUGA: 12 Contoh Tanggapan Motivasi Melamar Pekerjaan Agar Diterima HRD
5. Buat email singkat, ringkas, dan langsung
Tidak semua orang suka membaca bagian atau instruksi yang terlalu panjang. Mengingat kesibukan orang yang berbeda-beda, sebaiknya Sedulur mengirimkan email dengan kalimat yang tidak terlalu panjang. Jika isi surat cukup besar, pisahkan menjadi lampiran.
6. Gunakan kata-kata umum
Seringkali terjadi kesalahpahaman dalam komunikasi, apalagi jika perbedaan budaya menjadi penyebabnya. Namun, jangan membuatnya menjadi masalah besar. Sedulur hanya perlu mengangkat kata-kata umum yang sering dibaca atau didengar banyak orang. Carilah referensi yang cukup mengenai tata cara penulisan email yang baik dan benar menurut etika penulisan email pada umumnya. Ingat juga untuk menggunakan bahasa seformal mungkin agar tidak terjadi kesalahpahaman dalam email yang akan dikirim.
7. Gunakan bahasa resmi
Tentunya saat menggunakan bahasa ini, pengirim email juga harus memperhatikan ejaan setiap kata yang ditulis. Perhatikan tanda baca serta penggunaan huruf kapital, seperti penggunaan huruf kapital untuk nama penerima yang akan dituju. Dari semua itu, Sedulur juga harus memastikan bahwa surat itu tidak ada salah ketikkarena sepertinya tidak akurat.
8. Jangan Mengirim Lampiran Terlalu Besar
Meskipun akses internet semakin cepat, perlu Anda pahami bahwa tidak semua tempat memiliki kualitas internet yang baik. Jadi, dalam aturan pengiriman email yang baik, umumnya usahakan untuk mengirim lampiran yang ukurannya tidak lebih dari 1 MB. Jika Anda perlu mengirim file yang lebih besar, Anda dapat menggunakan media lain seperti FTP (File Transfer Protocol) atau melalui file sharing seperti Dropbox.
9. Perhatikan lagi sebelum CC atau menekan ulangi semuanya
Yang harus dilakukan Sedulur saat mengirim email adalah memperhatikan email sebelum menyalin atau mendorong balasan. Intinya adalah, jangan mengirim email kecuali benar-benar diperlukan. Jika Anda menerima email untuk banyak penerima, pertimbangkan terlebih dahulu apakah Anda harus membalas ke semua orang atau hanya ke pengirim email, terutama jika percakapannya lebih pribadi.
10. Periksa ulang sebelum pengiriman
Etika mengirim email selanjutnya adalah sebaiknya baca kembali email tersebut sebelum mengirimkannya untuk menghindari salah ketik yang dapat menimbulkan kesalahpahaman oleh penerima. Khusus untuk email penting sekaligus rahasia, Anda harus mengikuti aturan pengiriman email khusus. Perhatikan baik-baik detailnya dan koreksi kembali jika ada kata atau kalimat yang masih rancu atau memiliki makna yang rancu. Anda juga dapat memeriksa teks berkali-kali sebelum mengirim email. Cara ini akan meminimalisir error saat mengirim email.
BACA JUGA: Komisaris: Pengertian, Tugas, Gaji dan Tanggung Jawab
11. Gunakan BCC untuk email yang dikirim ke banyak orang
Untuk email yang dikirim ke banyak orang, Sedulur bisa menggunakan fitur BCC (Blind Copy), terutama jika penerimanya tidak saling mengenal. Sedulur akan dianggap sangat tidak profesional jika orang yang dikirimi email mengetahui bahwa Sedulur telah mengirimkan email yang sama ke belasan orang lainnya. Selain itu, kerahasiaan informasi harus dijaga agar email penerima lain tidak digunakan oleh pihak yang tidak dapat dimintai pertanggungjawaban.
12. Gunakan tanda tangan yang tepat
Buatlah tanda tangan yang benar untuk setiap surat yang akan dikirimkan. Paling tidak, cantumkan nama, nama perusahaan, alamat, dan nomor ekstensi Anda. Hindari keterangan yang terlalu panjang dan mendetail, terutama yang memiliki logo atau gambar yang terlalu berat. Karena akan percuma jika nantinya logo atau gambar tersebut tidak terlihat.
13. Perhatikan waktu pengiriman email yang tepat
Cobalah untuk tidak mengirim email saat istirahat, seperti jam 3 pagi. Selain dianggap tidak sopan, mengirim email saat jam istirahat bisa membuat orang berpikir bahwa sedulur pekerja keras Atau dia tidak tahu bagaimana mengatur waktu.
BACA JUGA: Gaji perawat di rumah sakit, klinik dan pusat kesehatan di Indonesia
Contoh 1
Kepada: [email protected]
salinan:-
Perihal: Pemasaran Digital / Surat Lamaran Kerja
Dengan hormat,
Izinkan saya memperkenalkan diri, saya
Nama: Joko Purvanto
Umur : 26 tahun
Jenis kelamin laki-laki
Pendidikan terakhir: S1 Ekonomi
Tidak. Telepon : 081335775788
Dengan surat lamaran ini, saya melamar pekerjaan di perusahaan yang Anda pimpin sebagai Spesialis Pemasaran Digital. Saya memiliki pengalaman dalam pemasaran digital selama 5 tahun di 2 perusahaan. Saya dapat mengelola kampanye iklan di Google Ads, Facebook/IG dan Tik Tok Ads. Selain itu, saya juga memiliki beberapa sertifikasi resmi terkait digital marketing.
Sebagai bahan pertimbangan, saya lampirkan beberapa file penting isinya sebagai berikut:
- Biografi \ Lanjutkan
- Scan KTP
- Scan ijazah terakhir
- Sertifikat medis yang dipindai
- Pas Foto format .jpeg (1 file)
- Sertifikat
Demikian surat lamaran kerja yang saya buat, dengan lamaran ini kami berharap dapat diterima di perusahaan yang bapak pimpin. terima kasih
Dengan hormat,
Joko Purvanto
Contoh 2
Kepada: [email protected]
salinan:-
Tema: Insinyur
Tuan/Nyonya,
Saya membaca iklan Anda di Tribun Jogja dan menemukan bahwa perusahaan Anda sedang mencari karyawan untuk posisi engineer. Dan saya yakin ini sejalan dengan latar belakang saya di bidang ilmu komputer.
Nama saya (nama), saya berumur dua puluh tiga tahun. Saya baru saja lulus dari Jurusan Ilmu Komputer UTY pada bulan November tahun ini. Spesialisasi saya dalam fisika teknik adalah spesialis perangkat keras. Saya menganggap diri saya bahwa saya memenuhi syarat seperti yang Anda inginkan. Saya memiliki motivasi yang baik untuk maju dan berkembang, saya ingin belajar dan saya dapat bekerja dalam tim atau sendiri. Selain itu, saya fasih berbahasa Inggris, baik lisan maupun tulisan.
Dengan kualifikasi saya, saya yakin bahwa saya dapat memberikan kontribusi yang efektif untuk perusahaan Anda. Saya melampirkan milik saya:
- Fotokopi ijazah S1 (S1) Transkrip Akademik
- Biografi \ Lanjutkan
- Foto 4×6 terbaru
Saya ingin mengucapkan terima kasih atas perhatian Anda dan saya berharap bahwa saya bisa menjadi bagian dari perusahaan Anda.
Sungguh-sungguh,
(nama dan tanda tangan)
Demikian penjelasan mengenai etika berkirim email yang harus diperhatikan agar tidak terjadi konflik dan tidak dianggap tidak profesional. Jadi, sebaiknya Anda meninjau setiap email yang dikirim baik dari kantor maupun dari orang yang baru kita kenal sebelum melamar pekerjaan.
Ingin menghabiskan bulanan tanpa menggunakan keras? aplikasi super larutan! Semuanya tersedia: mulai dari sembako hingga kebutuhan rumah tangga. Selain harganya yang murah, Sedulur juga bisa merasakan kemudahan berbelanja dengan handphone. Tidak perlu keluar rumah, barang langsung diantar.
Bagi Anda yang memiliki toko kelontong atau kios, Anda juga bisa berbelanja secara grosir atau grosir melalui aplikasi super. Harga dijamin lebih murah dan keuntungan lebih tinggi.